SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

 

SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

 

PENGERTIAN

Siklus buku besar dan pelaporan terdiri atas kegiatan pengolahan data yang berkaitan dengan proses pemutakhiran (updating) rekening-rekening buku besar dan pembuatan laporan yg merupakan ikhtisar hasil operasi perusahaan. Siklus ini berinteraksi dengan siklus lain dan berbagai pihak, baik eksternal maupun internal.

 

Siklus ini menerima berbagai informasi dari sumber lain :

·        Informasi mengenai transaksi regular (siklus pendapatan, pengeluaran, sistem produksi, akuntansi biaya, dan sistempersediaan).

·                                   Bagian keuangan yaitu transaksi pendanaan daninvestasi

·                                   Departemen anggaran (berupa dataanggaran)

·                                   Kepala departemen keuangan (berupa transaksipenyesuaian)

 

Tujuan sistem buku besar :

a.    Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat danakurat

b.    Untuk memposting pada rekening yangtepat

c.    Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dankredit

d.    Mengakomodai kebutuhan pembuatan jurnalpenyesuian

e.    Untuk menyediakan laporan keuangan yangtepat

 

 

AKTIVITAS BUKU BESAR DAN PELAPORAN

 

Empat aktivitas dasar yang dilakukan dalam sistem buku besar dan pelaporan menunjukkan sistem online umum yang digunakan untuk melakukan aktivitas-aktivitas tersebut. Dari empat aktivitas tersebut tiga diantara aktivitas pertamanya yakni menyajikan langkah-langkah dasar dalam siklus akuntansi, yang menghasilkan produksi rangkaian laporan keuangan tradisional. Aktivitas menunjukkan bahwa, sebagai tambahan dari laporan keuangan untuk pemakai eksternal, SIA menghasilkan laporan untuk pihak manajemen internal juga. Selanjutnya setiap aktivitas ini akan dipelajari secara lebih terinci.

 

A.      PERBARUI BUKUBESAR

 

Aktivitas pertama dalam sistem buku besar adalah memperbarui buku besar. Aktivitas memperbarui terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber :

 

1.         Subsistem Akuntansi.

Setiap subsistem akuntansi yang membuat ayat jurnal untuk memperbarui buku besar. Secara teori, buku besar dapat diperbarui setiap saat tiap terjadinya transaksi. Akan tetapi praktiknya, berbagai subsistem akuntansi biasanya memperbarui buku besar dengan membuat ayat jurnal ringkasan yang menyajikan hasil dari semua transaksi yang terjadi selama suatu periode waktu tertentu. Contohnya,subsistem siklus pendapatan akan menghasilkan ayat jurnal ringkasan yang mendebit piutang usaha dan kas serta mengkredit penjualan untuk semua penjualan yang dilakukan selama periode pembaruan.

 

2.         Bendahara.

Bagian bendahara membuat ayat jurnal satu per satu untuk memperbarui buku besar atas transaksi nonrutin seperti penerbitan atau pengeluaran utang, pembelian atau penjualan saham investasi, atau perolehan saham perbendaharaan. 

 

 

B.       MEMASUKKAN AYAT JURNALPENYESUAIAN

 

Aktivitas  kedua  dalam  sistem  buku  besar  adalah  memasukkan  berbagai   ayat   jurnal penyesuaian (AJP). AJP berasal dari kantor kontroler, setelah neraca saldo dibuat.

Neraca Saldo adalah Laporan yang mencantumkan saldo-saldo dari semua akun buku besar. Namanya mencerminkan kenyataan bahwa apabila semua aktivitas dicatat dengan benar, maka total saldo debit dalam berbagai akun, harus sama dengan total saldo kredit. AJP terbagi dalam lima kategori dasar:

1.          Akrual

mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk mencerminkan berbagai kegiatan yang terjadi tetapi kas belum diterima atau dikeluarkan.

Contohnya : pencatatan pendapatan bunga yang di dapat dan utang gaji.

2.          Pembayaran dimuka

mencerminakan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk mencerminkan pertukaran kas sebelum kinerja kegiatan terkait. Contohnya : sewa, bunga, asuransi.

3.          Perkiraan

mewakili jurnal yang mencerminkan sebagian dari biaya yang terjadi selama beberapa periode akuntansi. Contohnya : meliputi beban depresiasi atau penyusutan dan beban piutang tak tertagih.

4.          Penilaianulang

jurnal yang dibuat untuk mencerminkan perbedaan nilai yang sesungguhnya dengan yang dicatat atas suatu aset atau perubahan dalam prinsip akuntansi.Contohnya : perubahan metode yang digunakan untuk menilai persediaan, mengurangi nilai persediaan untuk mencerminkan umur atau menyesuaikan catatan perdiaan untuk mencerminkan hasil yang di dapat selama perhitungan fisik persediaan.

5.          Perbaikan

mewakili jurnal yang dibuat untuk meniadakan pengaruh kesalahan yang ditemukan dalam bukubesar.

 

C.         BUAT LAPORANKEUANGAN

Aktivitas ketiga dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah membuat laporan-laporan keuangan. Laporan laba-rugi dibuat pertama, dengan menggunakan data dari saldo akun.

Pertama : membuat laporan laba rugi yang menggunakan data dari saldo akun pendapatan biaya

Kedua :

1.                            Penggunaan label file internal dan eksternal untuk melindungi buku  besar  yang  terakhir dari              kerusakan tanpedisengaja.

 

2.                  

  

Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin. Paling tidak dua salinan cadangan buku        besar harus ada. Satu salinan disimpan diluar  lokasi  perusahaan  untuk memberi perlindungan            dari bencana besar seperti kebakaran atau gempabumi.

D.       MEMBUAT LAPORANMANAJERIAL

 

Aktivitas terakhir dalam sistem buku besar dan pelaporan menghasilkan berbagai laporan manajerial.

Apakah dua kategori utama dari laporan manajerial itu

1.         Laporan pengendali bukubesar

2.         Anggaran

Apakah contohnya dari laporan pengendalian itu ?

—   Daftar voucher jurnal berdasarkan urutan nomor, nomor akun, atautanggal.

—   Daftar saldo akun bukubesar.

Laporan tersebut digunakan untuk memverifikasi akurasi proses memasukkannya buku besar.

 

Apakah contohnya anggaran itu ?

—   Anggaran operasional (memperlihatkan pendataan dan pengeluaran yg direncanakan untuk setiaporganisasi)

—   Anggaran pengeluaran modal (masuk dan keluarnya kas proyek

Ancaman dan Pengendalian dalam sistem Buku Besar dan Pelaporan

 

Ancaman 1:Kesalahan dalam Memperbarui Buku Besar

Kesalahan yang dibuat sewaktu memperbarui buku besar dapat mengarah pada pembuatan keputusan yang tidak benar berdasarkan informasi salah yang terdapat dalam laporan kinerja keuangan.

Prosedur pengendalian untuk menangani ancaman ini terbagi dalam tiga kategori:

-           Pengendalian edit input dan pemrosesan

-           Laporan rekonsiliasi danpengendalian

-           Pemeliharaan jejak audit yangmencukupi;

Pengendalian 1 :

Edit Input dan Pemrosesan

Ada dua sumber ayat jurnal untuk memperbarui buku besar:

-           Ayat jurnal ringkasan dari siklusSIA

-           Ayat jurnal yang secara langsung dibuat oleh bendahara ataukontroler.

 

Laporan rekonsiliasi dan pengendalian dapat mendeteksi apabila kesalahan dibuat selama proses pembaruan buku besar. Termasuk contoh : Pembuatan neraca saldo

Membandingkan saldo rekening pengendali buku besar dengan saldo total buku pembantu yangterkait.

Jejak audit adalah memperlihatkan jejak sebuah transaksi di sepanjang sistem akuntansi. Jejak audit khusunya memfasilitasi tugas-tugas berikut ini :

Menelusuri transaksi apa pun dari dokumen sumber aslinya hingga ke buku besar, dan ke laporan apapun atau dokumen lainnya yang menggunakan data itu.

 

Ancaman 2: Akses Tanpa otorisasi ke Buku Besar Beberapa pengendalian terhadap ancaman ini adalah:

ID dan pasword pemakai

Hanya membaca akses ke buku besar

Sistem tersebut harus memeriksa keberadaan kodeotorisasi yang valid untuk setiap catatan voucher jurnal sebelum memasukkan transaksi tersebut ke buku besar.

 

Ancaman 3: Kehilangan atau Kerusakan Data Buku Besar

Menyediakan cadangan dan prosedur pemulihan dari bencana, yang memadai untuk melindungi asetini.

Pengendalian cadangan mencakup hal-hal berikut ini: Penggunaan label file internal dan eksternal

Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin

SIKLUS BUKU BESAR DAN PELAPORAN